Ο νέος ψηφιακός εργασιακός χώρος μπορεί να προσφέρει ευελιξία και εργασιακή εμπειρία υψηλότερου επιπέδου, τόσο για τους υπαλλήλους του δημοσίου, όσο και για τους πολίτες.

Η πανδημία του Covid-19 επιτάχυνε την προδιαγεγραμμένη πορεία της εργασίας προς την ψηφιοποίησή της. Πλέον η πλειοψηφία των εργαζόμενων έχουν έρθει σε επαφή με την ψηφιακή εργασία, η οποία φαίνεται να είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική για τους εργαζόμενους και τις επιχειρήσεις. Σύμφωνα με μία πρόσφατη έρευνα της McKinsey & Company, εταιρείας κολοσσού στη συμβουλευτική management, το όραμα της ψηφιοποίησης της εργασίας συνάδει με αυτό που επιθυμούν οι εργαζόμενοι για το μέλλον τους. Ενώ η παγκόσμια υγειονομική κρίση είχε έναν αδιαμφισβήτητα καταλυτικό ρόλο στην προώθηση της απομακρυσμένης και της υβριδικής εργασίας, φαίνεται πως οι κυβερνήσεις και οι δημόσιες δομές παγκοσμίως στόχευαν από καιρό στη μετάβαση προς την ψηφιοποίηση της εργασίας.

Μια ποιοτικότερη εμπειρία για εργαζόμενους και πολίτες

Η ψηφιοποίηση της εργασίας έρχεται για να αλλάξει άρδην την εργασιακή εμπειρία σε δημόσιες υπηρεσίες και επιχειρήσεις, καθώς υπόσχεται να αναβαθμίσει προς το αποδοτικότερο, κάθε κομμάτι της. Μία ενιαία και ασφαλής πλατφόρμα επικοινωνίας και συνεργασίας των εργαζομένων, που διαθέτει ημερολόγιο και εργαλείο διαχείρισης εργασιών και εκκρεμοτήτων, προσβάσιμο από όλους και από παντού, θα δώσει νέα πνοή και θα επανακαθορίσει τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν όλοι οι εργαζόμενοι. Τα νέα εργαλεία επικοινωνίας θα δώσουν στους εργαζόμενους τη δυνατότητα πρόσβασης σε κάθε απαραίτητη πληροφορία, που θα τους βοηθήσει να γίνουν αποδοτικότεροι, με τελικό αποτέλεσμα την ταχύτερη και συνολικά ποιοτικότερη εμπειρία εξυπηρέτησης για κάθε πολίτη.

             Βέβαια η ψηφιοποίηση του δημοσίου τομέα περιλαμβάνει διαδικασίες και υπηρεσίες που μελλοντικά μπορούν να απεξαρτηθούν πλήρως από τη διαχείριση ενός φυσικού προσώπου. Υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός υπηρεσιών που στην πραγματικότητα δεν απαιτεί την αλληλεπίδραση του πολίτη με έναν εργαζόμενο της υπηρεσίας. Αυτές οι υπηρεσίες θα συνεχίσουν να αυτοματοποιούνται, καθώς η διαδικασία έχει ήδη ξεκινήσει ως ένα βαθμό, και οι πολίτες θα αυτοεξυπηρετούνται, όποτε και από όπου επιθυμούν, πολύ ταχύτερα από ότι μέχρι πρότινος.

Κάθε αλλαγή ακολουθείται από προκλήσεις

Η ψηφιοποίηση του δημόσιου τομέα είναι μία προσπάθεια που απαιτεί άρτιο σχεδιασμό, εμπειρία και υπομονή, καθώς αποτελεί ένα ογκωδέστατο μέρος κάθε οικονομίας, το οποίο συχνά προοδεύει με αργούς ρυθμούς, ενώ ορισμένα κομμάτια του βρίσκονται πολλά χρόνια πίσω στον τομέα της ψηφιοποίησης. Παρ' αυτά για να πετύχει ο στόχος της ψηφιοποίησης του δημοσίου, οι κυβερνήσεις και οι δημόσιοι φορείς θα πρέπει να αντιμετωπίσουν πολλές προκλήσεις, όπως για παράδειγμα να πειραματιστούν με το υβριδικό μοντέλο εργασίας, δημιουργώντας τις κατάλληλες συνθήκες, ώστε οι εργαζόμενοι να δουλεύουν αποτελεσματικά από όπου και αν βρίσκονται.

            Ακόμη, εκτός από τους εργαζόμενους που έρχονται σε καθημερινή επαφή με τον πολίτη, αλλά και τους ίδιους τους πολίτες, οι οποίοι κατέχουν πρωταγωνιστικό ρόλο στην προσπάθεια ψηφιοποίησης, σημαντικό ρόλο διαδραματίζουν και οι άνθρωποι που διαμορφώνουν τη δημόσια πολιτική. Παρότι δε βρίσκονται σε άμεση επαφή με τους πολίτες, εκείνοι είναι οι πρώτοι που θα πρέπει να θέσουν τους στόχους ψηφιοποίησης, ανάλογα με τις ανάγκες που διαγνώσκουν. Σε ορισμένες περιπτώσεις αυτό σημαίνει να επέμβουν εκ θεμελίων στην οργάνωση και διοίκηση των υπηρεσιών, ώστε να τις οδηγήσουν στην αποκεντροποίησή τους.

            Για να λειτουργήσει αυτή η μετάβαση αποτελεσματικά είναι απαραίτητη η σύσταση νέων διαδικασιών και πρωτοκόλλων, όσον αφορά στο τρόπο που λειτουργούν οι εργαζόμενοι στα κομμάτια της διαθεσιμότητας, των επικοινωνιών και της συνεργασίας. Ακόμη, η διοίκηση θα πρέπει να αναθεωρήσει τη μέθοδο διαχείρισης του φόρτου εργασίας, της ροής και της παραγωγικότητας τις ημέρες κατά τις οποίες οι εργαζόμενοι δεν έχουν φυσική παρουσία στο γραφείο τους. Τέλος, ας μην ξεχνάμε πως η μετάβαση στον ψηφιακό εργασιακό χώρο δεν είναι δωρεάν, παρά την υπεραξία που μπορεί να αποφέρει σαν επένδυση. Οι κυβερνήσεις πρέπει να κατασταλάξουν στη μέθοδο συγκέντρωσης πόρων για την αγορά τόσο υλικού όσο και λογισμικού που θα επιτρέψει αυτήν την ψηφιοποίηση.

Επιτυχία βασισμένη στην τεχνολογία

Η κατάλληλη τεχνολογία είναι θεμελιώδης για ένα επιτυχημένο ψηφιακό μοντέλο εργασίας. Η κατανόηση των αναγκών ενός οργανισμού ή μίας επιχείρησης βοηθά στον εντοπισμό της τεχνολογίας που θα καλύψει αυτές τις ανάγκες. Τροφή για σκέψη και συμπερίληψη στο σχεδιασμό:

• Διασφάλιση πως οι εργαζόμενοι και οι πολίτες μπορούν να έχουν ασφαλή πρόσβαση σε εφαρμογές και δεδομένα όπου κι αν βρίσκονται μέσω δημόσιου, ιδιωτικού και υβριδικού περιβάλλοντος cloud.

• Συνδεσιμότητα για επιβεβαίωση πως τόσο οι εργαζόμενοι, όσο και οι πολίτες έχουν πρόσβαση στα απαραίτητα δίκτυα, δεδομένα και εφαρμογές.

• Ασφάλεια για την προστασία των κρατικών δικτύων και δεδομένων καθόλη τη διάρκεια της διαδικασίας επικοινωνίας και συνεργασίας.